Comment travailler avec des collègues en partageant des écrans à distance

Le nouveau logiciel de partage d’écran Screen propose des outils de collaboration remarquablement bons qui s’intègreront facilement dans le flux de travail de votre entreprise et vous permettront de travailler avec vos collègues sur leurs écrans ou le vôtre selon vos besoins.

Nous avons tous adopté instantanément la vidéoconférence maintenant que nous travaillons à domicile à cause du coronavirus, et vous pouvez très bien collaborer sur des documents aussi. Ce qui n’est pas si souvent reproduit, cependant, c’est cette capacité que vous aviez auparavant à vous rendre sur l’ordinateur d’un collègue et à lui montrer comment faire quelque chose.

C’était toujours plus rapide que d’essayer de décrire par téléphone qu’ils doivent cliquer sur le petit bouton, non, pas celui-là, oh, vous êtes sur un macOS différent de moi. Mais c’était aussi un peu d’interaction sociale amicale et cela a disparu.

Comment travailler avec des collègues en partageant des écrans à distance

Cela n’est pas allé aussi loin que vous pourriez le penser. Bien que vous ne puissiez pas reproduire avec précision cette expérience autrefois banale, vous pouvez montrer à quelqu’un comment faire les choses sur son ordinateur et discuter avec lui pendant que vous le faites.

Contrôle à distance un écran

Il est depuis longtemps possible de prendre le contrôle de l’écran d’un ordinateur auquel vous n’êtes pas devant, en supposant que vous en avez la permission. Pendant longtemps, Apple a facilité cela avec sa fonctionnalité Retour à mon Mac, et grâce à cela ou à des applications tierces, vous pouviez voir et utiliser les ordinateurs d’autres personnes.

Même si Back to My Mac n’est plus pris en charge, des solutions tierces telles que les écrans 4, disponibles dans Setapp, restent disponibles et sont des outils robustes, rapides et utiles. Cependant, ils ont tendance à être utilisés de deux manières, et ce n’est pas tout à fait le chat bidirectionnel dont nous parlons ici.

Le personnel du support informatique peut utiliser ce type de télécommande pour dépanner votre Mac ou pour y installer des logiciels. C’est une aubaine pour vous car vous obtenez un expert qui fait le travail, et c’est une aubaine pour l’homme ou la femme informatique car ils peuvent s’occuper de mille ordinateurs différents sans quitter leur propre bureau.

Ensuite, peut-être tout autant, ces applications VNC (Virtual Network Computing) vous permettent de vous reconnecter à votre propre Mac où que vous soyez. Vous êtes peut-être dans un autre pays et devez vérifier quelque chose sur l’iMac dans votre bureau. S’il a été configuré à l’avance, vous pouvez faire exactement cela depuis votre iPad ou depuis l’ordinateur de quelqu’un d’autre où que vous soyez.

Et un VNC est la façon dont vous pourriez avoir un Mac mini dans un placard quelque part et ne pas avoir à y attacher un moniteur. Vous pouvez avoir ce qu’on appelle un Mac sans tête et voir son “écran” via un VNC quand vous en avez besoin.

Il y a bien sûr des problèmes de sécurité, mais tous ces systèmes présentent des solutions à cela, et tous sont si utiles que cela vaut la peine de les configurer correctement en amont.

Compte tenu de la rapidité avec laquelle la plupart d’entre nous avons constaté que nous devions travailler à domicile, vous n’avez probablement pas eu le temps de le configurer correctement au préalable. Et si vous êtes dans une zone de verrouillage, vous n’allez pas faire venir une personne de soutien.

Ce qui est le plus nécessaire en ces temps étranges, c’est un moyen simple de configurer le contrôle d’écran à distance – et de fournir le type de travail collaboratif que vous aviez dans votre bureau.

Utiliser un logiciel d’écran

En raison notamment de l’épidémie de coronavirus, un nouveau service appelé Screen a été lancé. Il était en phase de test bêta, mais a été mis en ligne très tôt et gratuitement.

L’écran est comme un VNC bidirectionnel. Vous pouvez voir l’affichage d’un collègue et d’un simple clic de souris, il peut voir le vôtre. Par défaut, leur écran remplit votre écran, c’est comme si vous étiez assis à leur bureau, ou alors qu’ils étaient assis au vôtre.

Par défaut, vous pouvez également annoter leur affichage devant eux. Ainsi, lorsque vous essayez de souligner le bouton sur lequel vous appuyez, vous pouvez l’encercler avec un surligneur comme si vous étiez un commentateur de baseball TV attirant l’attention sur un joueur particulier.

Ils peuvent également annoter leur propre écran. Donc, si vous encerclez un bouton, ils peuvent encercler autre chose pour vous montrer ce que vous manquez ou pour vous demander ce que cela signifie.

Il est très rapide et réactif de faire ces annotations. Sur une connexion Internet régulière, il est surprenant de constater le peu de retard ou de retard. Vous balayez la partie de leur écran que vous souhaitez annoter et un chemin en surbrillance est tracé immédiatement. Il s’estompe ensuite au bout de quelques instants également, ce qui en fait un outil utile plutôt qu’un concours de peinture.

Lorsque vous en avez besoin, vous pouvez passer de la mise en surbrillance de leur écran au contrôle réel. Cliquez sur les boutons, dessinez dans les éditeurs d’images, tapez dans les traitements de texte.

Limites

Il y a des limites. S’ils ont fait leur application en plein écran, vous ne pouvez pas annuler cela, vous ne pouvez pas déplacer votre curseur vers le haut pour obtenir les commandes pour le réduire à nouveau. S’ils utilisent plusieurs espaces, vous ne pouvez pas utiliser les gestes habituels du pavé tactile pour vous déplacer entre eux. Lorsque vous essayez, vous finissez par vous déplacer entre les espaces sur votre propre ordinateur.

Lors de nos tests, nous avons eu des moments où nous ne semblions pas en mesure d’écrire dans l’éditeur de texte de l’autre personne. Passer de nous montrer leur affichage à notre leur montrer le nôtre, puis revenir en arrière, le corriger. Nous pouvions alors immédiatement écrire n’importe où et, sans le chronométrer exactement, c’était à peu près aussi rapide que si nous étions à leur clavier.

C’est pour le texte, et il existe des cas d’utilisation plus exigeants, tels que le montage vidéo. Il n’y a aucune possibilité que vous éditiez jamais une vidéo Final Cut Pro X sur le Mac de quelqu’un d’autre via une connexion d’écran. Cependant, vous pouvez très facilement planifier le travail que l’un d’entre vous fera.

Quel que soit le FCPX ouvert, par exemple, vous pouvez lire une vidéo et l’utilisateur qui la regarde à distance la verra et l’entendra. Soit vous pouvez arrêter et démarrer la vidéo, soit vous pouvez mettre en évidence des parties. Et vous pouvez tous les deux discuter du travail.

Collaboration et conversation en temps réel

Que vous regardiez leur écran ou que vous leur montriez le vôtre, tout le monde à une réunion Screen peut parler – et le faire de différentes manières. Le premier est qu’ils peuvent tous simplement parler à haute voix, et l’écran relaie l’audio.

Si les utilisateurs ont des caméras et choisissent de les utiliser, Screen affichera également la vidéo. Il s’agit d’un flux vidéo en direct de deux utilisateurs ou plus, envoyé avec une image plein écran de l’écran d’un autre ordinateur. Le contenu d’un affichage à l’écran n’a pas tendance à bouger beaucoup, par exemple la barre de menus reste telle qu’elle est, donc tout ne doit pas être redessiné et retransmis à l’ordinateur distant tout le temps.

Cependant, il détermine ce qu’il faut envoyer et quand, le résultat est presque toujours transparent. Nous avons vu quelques secousses occasionnelles sur une vidéo visionnée à distance, mais le flux est resté synchronisé, donc même lorsque cela se produirait, nous pourrions continuer à travailler utilement.

Ensuite, il y a aussi la messagerie. Si vous consultez l’écran de quelqu’un et que vous commencez à taper, sans que son curseur se trouve dans un éditeur de texte, alors Screen suppose que vous envoyez un message. Il ouvre la fenêtre de message et vous permet d’écrire ce dont vous avez besoin.

Cela peut cependant être gênant, car vous voyez la fenêtre de message ou la boîte de discussion sur votre écran lorsque vous y écrivez, et en même temps, vous pouvez également la voir sur la fenêtre de votre collègue distant.

Adapter l’écran à votre flux de travail

Pour que Screen fonctionne, chaque utilisateur doit l’avoir. Cela signifie qu’il ne peut pas être aussi simple que l’ancien Retour à mon Mac d’Apple, mais en réalité, cette fonctionnalité n’avait que l’avantage d’être préinstallée. Vous deviez encore le configurer.

Pour que Screen fonctionne, vous devez le télécharger, mais la configuration est alors beaucoup plus facile. C’est à peu près le même processus auquel nous sommes tous habitués avec la vidéoconférence, en ce sens que vous obtenez l’application et que vous vous inscrivez au service.

Une fois ces étapes rapides terminées, nous avons pu immédiatement passer aux sessions de partage d’écran. Et bien que nous ne l’ayons testé que sur Mac à Mac, Screen fonctionne également avec Windows, Linux et, selon les concepteurs, iOS, Android et le Web.

Ce qui signifie que ce tout nouveau logiciel est immédiatement prêt à être utilisé avec tous vos collègues, quel que soit le type d’ordinateur qu’ils utilisent.

D’où ça vient

Ce n’est pas comme si Screen était sorti de nulle part. Les créateurs sont les mêmes personnes qui, en 2013, ont créé Screenhero, un système similaire destiné aux programmeurs pour partager leurs écrans. Puis à partir de 2015, eux et leur technologie ont été acquis par Slack, où ils ont construit Slack Calls.

Vous connaissez peut-être l’utilisation d’appels lents pour effectuer des appels audio et vidéo, mais vous êtes moins susceptible de connaître son partage d’écran, car il n’y était que brièvement et il n’est pas là maintenant. Selon les développeurs, il a fallu un temps étonnamment long pour intégrer le partage d’écran dans Slack et “ce n’était pas aussi performant que Screenhero”.

Par conséquent, Slack a abandonné la fonctionnalité et la même équipe travaille maintenant sur ce produit distinct et autonome. Il était déjà développé, il était déjà en phase de test bêta, mais à cause du coronavirus, la société Screen a sorti le logiciel et l’a rendu gratuit.

Cette option gratuite est à nouveau due à la pandémie de COVID-19. Le plan prévoyait un niveau gratuit pour permettre une utilisation de base, puis une version d’entreprise de 10 $ par personne et par mois et une édition d’entreprise de 20 $ par personne et par mois.

L’édition entreprise reste et la société espère que suffisamment de sociétés l’utiliseront pour qu’elles puissent continuer la libre pendant la durée de l’épidémie.

Vous devez toujours être conscient de la sécurité lorsque vous autorisez quelqu’un à entrer dans votre ordinateur. Mais avec Screen, nous avons constaté que la seule préoccupation était de nous assurer que nos écrans ne montraient pas d’informations confidentielles lorsque nous prenions les captures d’écran de cet article.

Nous ressemblons à des fans de Screen, et ce serait parce que nous le sommes. Il est difficile de croire qu’il s’agit d’un nouveau logiciel car il est immédiatement robuste, immédiatement utile et il s’est inséré dans notre flux de travail comme s’il avait toujours été là.

Si le monde n’était pas en quarantaine auto-isolante, nous nous dirigerions maintenant vers votre bureau pour nous enthousiasmer.

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