Ranger son bureau peut parfois s’avérer un véritable casse-tête, surtout si vous n’êtes pas une personne rigoureuse et organisée. Les plus paresseux vous rétorqueront qu’un bureau bien rangé ne veut forcément pas dire que l’on a à faire à un employé modèle. Mais ne vous y trompez pas. Car ce ne sont que des prétextes, sortes d’échappatoires pour masquer leur insouciance et leur irresponsabilité qui peut traduire une certaine incompétence. Si votre problème est de ne pas savoir vous y prendre pour mettre de l’ordre dans votre bureau et gagner en efficacité, voici quelques astuces qui vous seront d’une très grande utilité.
Débarrassez-vous du superflu
Une bonne organisation du bureau suppose un tri préalable. De nombreux objets inutiles ou non fonctionnels jonchent vos lieux de travail. Leur identification est un impératif si vous décidez de réorganiser votre bureau. En identifiant les objets ou les documents qui n’ont plus une grande valeur parce que n’ayant pas servi depuis longtemps ou le matériel désuet, il vous sera facile de vous en débarrasser.
Récupérez le matériel qui peut encore servir et remettez-le en état pour une utilisation future. Rangez les documents qui peuvent être utilisés ultérieurement. Utilisez des classeurs, étagères et placards spécifiques à cet effet. En dehors de la place que vous aurez gagnée, le tri permet un meilleur rangement du bureau et une remise en ordre dans le classement de vos dossiers. La présence d’une corbeille à papier est indispensable pour éviter de laisser traîner des bouts de papier au sol.
Enfin, nettoyez ou faites nettoyer régulièrement votre bureau qu’il soit individuel, Open Space ou en Coworking. Assurez-vous que les restes de nourriture ou de boisson ne traînent pas dans la pièce. N’hésitez pas à interdire la consommation d’alcool ou de cigarette dans votre bureau. Ces précautions vous aideront à maintenir votre environnement de travail en parfait état de propreté tout comme elles donneront une image positive de vous.
Ajoutez une touche de gaieté grâce à la déco et à la lumière
Les plantes vertes permettent de lutter contre le stress en milieu professionnel. Un bon agencement des éléments présents dans la pièce est aussi le gage d’une bonne organisation. La présence d’un tableau, d’une plante ou d’une photo aide à détendre l’atmosphère dans un bureau. Toutes choses qui contribuent à une diminution du stress. Et qui dit absence de stress dit gain d’efficacité. Les résultats d’une étude démontrent qu’en plus de contribuer au bien-être, les plantes favorisent une amélioration de la productivité.
Pensez à l’aération du bureau en laissant entrer l’air et la lumière du jour. La bonne organisation d’un bureau passe également par la nécessité d’en faire un lieu de vie. Or, un bon éclairage permet de lutter contre la fatigue. En plus de la luminosité, un siège confortable et adapté est un élément d’optimisation des performances et d’augmentation de la productivité.
Nettoyez, rangez et classez
Le rangement du bureau est une importante problématique sur laquelle est adossée une bonne organisation du lieu de travail. Certains désagréments comme de chercher désespérément un document, un dossier ou un outil sans la moindre trace sont de nature à vous faire passer pour quelqu’un d’incompétent. En plus de vous mettre hors de vous, ce type d’incident a le don de vous faire perdre votre temps, sans que puissiez, tant soit peu, avancer dans l’atteinte de vos objectifs. Résultat : de longues heures de travail à rattraper et de nombreux retards accumulés dans le traitement des dossiers dont l’urgence de certains n’est plus à souligner.
Si votre objectif est de maximiser votre productivité, il apparaît clairement que vous avez tout intérêt à bien ranger votre bureau. L’étiquetage systématique, un système de classement axé sur la datation et les différentes matières, et un bon rangement sont quelques réflexes que vous devez adopter. Un découpage du bureau en plusieurs zones de rangement est aussi possible. Dans ce contexte, le classement des dossiers peut par exemple se faire en tenant compte du niveau d’avancement de certains, des échéances ou des urgences pour d’autres.
Certains réflexes doivent en outre être adoptés par quiconque espère optimiser son rendement en réorganisant son bureau. Comme celui de répondre sans attendre aux mails reçus, nettoyer et ranger après avoir pris un repas au bureau, déconnecter votre téléphone de la prise à la fin de la période de chargement et remettre soigneusement le chargeur à sa place. Enfin, débrancher l’ordinateur et éteindre la lumière en sortant du bureau sont également des attitudes recommandées en environnement professionnel.
Archivez les dossiers et gérer le système de câblage
L’ordinateur est un équipement indispensable dans un bureau administratif. Sur le plan interne, une bonne organisation passe par la mise en place d’un système d’archivage électronique. Les dossiers électroniques doivent être bien rangés. Utilisez une méthode d’archivage qui en facilite l’accès. Faites aussi recours à une méthode d’archivage électronique des mails et n’oubliez pas de assurez-vous que des mails importants n’aillent pas se loger dans les courriers indésirables. Pensez à vider la corbeille à fréquence régulière. La sécurité n’étant pas une simple vue de l’esprit, la protection de votre ordinateur par un ou plusieurs mots de passe est une sage précaution.
Sur le plan externe, la gestion du système de câblage des réseaux électriques et internet est un vrai problème dans nombre d’entreprises. Il existe pourtant une solution simple et pratique pour éviter cet enchevêtrement de fils disparates : le chemin de câbles. Les chemins de câbles sont disponibles en plusieurs matériaux. En effet, les modèles les plus connus parmi ceux que l’on retrouve habituellement sur le commerce sont ceux en acier galvanisé, électro-galvanisé et pré-galvanisé. Mais des modèles en PVC ou en acier inoxydable existent aussi.
Les chemins de câbles se présentent comme l’une des meilleures solutions en matière de câblage des bureaux. Leur montage se fait le long du mur ou en suspension au plafond. Ils servent à encastrer les fils électriques et les câbles du réseau internet pour une connexion Wi-Fi ou par câbles. Outre la discrétion qu’ils offrent, ces accessoires revêtent un caractère esthétique non négligeable.
Une bonne organisation du bureau peut vous permettre de gagner en efficacité et de devenir meilleur. Le débarras, le tri, le nettoyage, le rangement et le classement sont quelques-uns des éléments qui témoignent de la bonne organisation d’un bureau. Enfin, une bonne gestion du système de câblage est aussi le gage d’une bonne organisation.